1 anno (e mezzo) di iPad Pro

Quest'articolo rientra tra quelli rimasti a giacere nel cassetto più del previsto.

Ormai è passato più di un anno e mezzo dall'uscita del primo iPad Pro (a novembre del 2017 il mio iPad Pro 12.9' compirà 2 anni) e ci stiamo avvicinando alle possibili / sperate novità per l'iPad professionale di iOS 11 con l'evento Apple WWDC 2017 del 5 di giugno.

Ho quindi deciso che era opportuno ultimare e pubblicare questo articolo prima che tutto cambi (o almeno così io mi auguro).

1. L'idea di questo articolo ...

Mi è venuta l'idea di scrivere questo articolo come integrazione di quello che ho già scritto tempo addietro e dopo la pubblicazione dell'articolo di Federico Viticci comparso su MacStories.

2. Un avvocato può oggi lavorare solo con l'iPad Pro?

La domanda è volutamente provocatoria ma è il centro nevralgico di questo articolo ed è allo stesso modo la domanda che si pone Viticci nel suo.

Se di fatto la risposta di Viticci, per le sue esigenze lavorative (prevalentemente sul web), è positiva nell'ambito del lavoro di un avvocato civilista la risposta è negativa.

Ad oggi è impossibile usare solo iPad per lavoro dell'avvocato.

Questa risposta negativa, tuttavia, non vi deve fermare nella lettura di questo articolo come nell'utilizzo dell'iPad Pro come strumento di lavoro.

State con me ancora 5 minuti e vi spiegherò il perché!

3. Dopo un anno (e mezzo) tante cose sono cambiate …

Se non è possibile archiviare il nostro Mac a favore dell'iPad, il tablet di Apple nel corso del tempo ha aggiunto, con la maturazione delle applicazioni e dei servizi web professionali, nuove possibilità e funzionalità. Proprio per questo motivo vi voglio accompagnare in un veloce esame di cosa funziona e cosa no nell'iPad come unico strumento per l'avvocato.

4. Le caratteristiche che possono interessare tutti

I punti di forza di lavorare con iPad Pro rispetto ad un normale PC credo siano due:

L’autonomia della batteria;
Le possibilità di automazione.

4.1 L’autonomia

Ogni volta che lavoro da casa ed ho bisogno di un Mac per svolgere la mia attività sfodero il mio MacBook Air da 11". Ogni volta che lavoro sul mio MBA il confronto con l'autonomia delle batteria dell'iPad è evidente: dopo qualche ora di utilizzo senza alimentazione devo andare alla ricerca del caricabatterie.

Certo voi mi direte, il tuo MBA è vecchio (è del 2013)! Tuttavia le sue batterie sono ancora all'80% di efficienza e, anche agli albori, non mi permetteva un'autonomia superiore alle 5 / 6 ore.

Con l'iPad Pro spesso non mi ricordo neanche quand'è l'ultima volta che l'ho caricato. L'autonomia è notevole ed anche se non l'ho mai testata in modo intensivo in mobilità permette tranquillamente l'uso dell'iPad per una giornata lavorativa di 8 ore.

Se quindi avete necessità di avere uno strumento in mobilità l’iPad Pro (con tutti i suoi limiti operativi di cui parlerò oltre) è lo strumento che fa per voi.

4.2 L’automazione

Uno dei limiti iniziali di iOS ed in particolare dell’iPad come strumento di lavoro era la carenza di strumenti di automazione.

Ad oggi il Mac primeggia come piattaforma per automatizzare le attività ripetitive; tuttavia iOS sta iniziando a maturare e, seppur non con tutte le possibilità di macOS, l’automazione è entrata a far parte della quotidianità degli strumenti di lavoro dell’iPad.

Non posso qui dilungarmi troppo, perché non basterebbe un articolo a trattare l’argomento, ma è giusto spendere almeno due parole sui principali strumenti utilizzabili per automatizzare l’iPad.

Workflow: quest'app è stata recentemente acquistata da Apple e resa gratuita per tutti (quindi non avete scuse: dovete scaricarla sul vostro dispositivo). Io ho scritto qualche articolo e vi rinvio a questo articolo, per una sommaria infarinatura e possibili ulteriori spunti di approfondimento. Quel che qui mi interessa sottolineare è che imparando ad utilizzare questa applicazione è possibile creare un notevole ventaglio di automazioni per velocizzare le operazioni su iPad.

È possibile manipolare il testo, rinominare e spostare file, estrarre dati da un’applicazione per utilizzarli in un’altra, generare PDF da qualsiasi applicazione e tanto altro ancora.

URL-schemes: probabilmente una tecnologia che verrà soppiantata nel futuro ma, ad oggi, uno strumento (abbastanza tecnico bisogna dirlo) per far passare dati da un'applicazione all'altra.

In estrema sintesi è possibile comunicare con le applicazione che supportano questo strumento (che deve essere implementato dal programmatore che crea l'app) attraverso un URL simile a quello che si usa per il web è che permette di contattare un sito internet (ad esempio http://www.avvocati-e-mac.it/). Nel caso dell'URL-scheme invece di una pagina web l’URL richiama una specifica applicazione e gli invia specifiche iscrizione in una stringa di testo. Se il sistema è sicuramente complesso, recente, grazie a Workflow è possibile semplificare la costruzione di questo URL-scheme automatizzando in alcuni casi la realizzazione di questi complessi schemi di trasferimento delle informazioni.

Molti di voi si inizieranno a domandare perché dover imparare ad utilizzare questi strumenti complessi.

La mia risposta è sempre la stessa: se eseguiamo un'operazione più di 2 volte in un breve arco temporale è molto, automatizzarla può restituirci, sul lungo periodo, un enorme risparmio di tempo.

Se poi non vogliamo imparare tutti i segreti di questa “arcana arte”, è sempre possibile, una volta comprese le regole di base, copiare o modificare le automazioni create da altri. Ciò permette di ottenere due risultati in uno.

5. Usare l'iPad Pro per il lavoro dell’avvocato

Vediamo quindi cosa può fare per il lavoro dell'avvocato l'iPad Pro per poi vedere le "note dolenti" ovvero cosa non può fare.

5.1 Gestione dello studio digitale (Paperless)

L'iPad è sicuramente lo strumento ideale per consumare i documenti in digitale. In particolare l'iPad Pro, con il suo generoso schermo da 12.9', è uno strumento insostituibile quando si deve esaminare un documento in A4 digitalizzato.

L'iPad inoltre è un ottimo mezzo per annotare i PDF; l'utilizzo della Apple Pencil con programmi come PDFexpert o GoodNotes, applicazioni che riconoscono la differenza tra il tocco sullo schermo delle dita o della Pencil, rende commentare ed annotare un PDF di qualsiasi tipo un'esperienza imparagonabile rispetto allo schermo di un qualsiasi PC. L'utilizzo di questo insieme di strumenti eguaglia le potenzialità del foglio di carta aggiungendovi però i benefici del digitale.

L'iPad poi può essere un utile strumento di Acquisizione in digitale dei documenti in mobilità. Strumenti come Scanbot Pro (di cui scriverò a breve un articolo) o Scanner Pro di Readdle permettono di trasformare la fotocamera del nostro iPad (o iPhone se per questo) in scanner portatili. È possibile, così facendo, acquisire piccole quantità di documenti (scansionare documenti corposi è possibile su iPad ma non così efficiente come con uno scanner che utilizza un fascicolatore). Inoltre è possibile procedere al riconoscimento automatico del testo (c.d. OCR) direttamente su iPad, avvantaggiandosi di tutte le funzioni avanzate che tale tecnologia consente.

5.2 Split View

Introdotto con iOS 9 è una delle funzioni più utili per il lavoro professionale. Permette di lavorare con due applicazioni una al fianco dell’altra.

Questa funzione apre infinite possibilità ad esempio quella di esaminare su un lato la giurisprudenza o la normativa di riferimento è dall'altro scrivere il nostro atto oppure copiare del testo da un'applicazione all'altro o, ancora, riportare le correzioni fatte a mano con l'Apple Pencil.

5.3 Scrivere professionalmente

Una breve premessa: ammetto di non utilizzare molto l'iPad come strumento di scrittura di atti ma lo utilizzo quotidianamente per scrivere i miei articoli (come questo) o gestire la corrispondenza email. Le motivazioni sono varie ma prevalentemente dovute al fatto che il mio flusso di lavoro per la creazione degli atti giudiziari è profondamente ottimizzato su Mac. Inoltre “spezzare” il lavoro tra iPad e Mac non mi è mai sembrato una buona idea. L'iPad non riesce ancora a gestire l'intero spettro del Processo Civile Telematico. Da ultimo, quando devo scrivere un atto, mi ritrovo molto spesso a dover ottimizzare al massimo il mio tempo e, conseguentemente, prediligo un ambiente di lavoro più performante.

Con l'estate (e con la speranza delle novità del 5 di giugno) tuttavia conto di sperimentare maggiormente e vedere cosa riesco ad ottenere su questo fronte.

Vendendo ai programmi di scrittura professionale, tralasciando l'ovvio Pages, sono presenti e ben supportati su iOS Microsoft Office e MS Word. Se tuttavia siete come me e non amate scrivere usando questo applicativo esistono anche alternative professionali come Scrivener.

Tutti questi programmi, tuttavia, utilizzano come infrastruttura di base il cloud ed in particolare (salvo Pages) Dropbox con il salvataggio in chiaro degli atti e dei documenti per la sincronizzazione. Questo è uno dei punti dolenti dell'utilizzo dell'iPad da parte di un avvocato. Caricare atti e documenti nel cloud può essere fatto ma occorre prestare particolari premure. Allo stato sono alla ricerca della soluzione perfetta e, forse, l'ho trova, come vi dirò più avanti in questo articolo.

Scrivere su iPad Pro è quindi possibile, a fronte però di qualche compromesso (soprattutto legato alla sicurezza dei dati contenuti all'interno dei nostri atti e documenti).

L'iPad inoltre è un utile strumento per scrivere concentrati. La presenza di una o al massimo due finestre di lavoro costringe a concentrarsi maggiormente sul nostro scritto e permette di immergersi in modo più profondo nella difficile attività di trasformare il nostro pensiero in parole scritte.

Per aumentare la produttività, ritengo, come già scritto in questo articolo, necessario l'uso di una tastiera. Personalmente preferisco (ed ho testato intensivamente) una tastiera esterna. Esistono altre alternative come la Smart Keyboard di Apple o soluzioni che trasformano l'iPad in un portatile con iOS ma, dalle ricerche che ho fatto, nessuna di queste tastiere ha il layout dei caratteri in italiano.

5.4 Il Processo Telematico

Non ho fatto dei test sul Processo Amministrativo Telematico o su quello Tributario Telematico, ma credo possano esserci alcuni problemi per l'uso dell'iPad ai fini del deposito. In quello amministrativo infatti è necessario utilizzare i modelli PDF predisposti dalla Giustizia Amministrativa ed occorre firmarli con un dispositivo di firma digitale fisico (allo stato non utilizzabile sull'iPad); per quello Tributario ritengo che lo scoglio maggiore (ma anche facilmente superabile una volta che qualche sviluppatore lo implementasse in una apposita app) sia la generazione dei PDF/A su iPad.

L'Amministrativo ed il Tributario, tuttavia, sono due processi telematici “giovani” e forse col tempo si riuscirà ad eseguire i depositi con l'iPad.

Il Processo Civile Telematico è invece gestibile con l'iPad, se si accettano alcuni limiti.

È, infatti, possibile accedere al fascicolo telematico a mezzo dello SPID ed il PdA della Regione Toscana (qui trovate un articolo del collega Francesco Saverio Orlando in cui vi spiega la procedura). Conto in un prossimo futuro di fare un video articolo per il canale YouTube di Avvocati e Mac in cui spiegherò e dimostrerò in dettaglio la procedura. Piccola nota a margine sul PdA della Regione Toscana: dai miei test del sistema allo stato c'è un piccolo problema per i curatori fallimentari. Infatti l'accesso al PdA della Regione Toscana non permette di accedere anche come ausiliari del giudice e, conseguentemente, non è possibile vedere gli atti ed i documenti digitali dei fascicoli come curatore / commissario etc. Ho segnalato il tutto all'assistenza tecnica del portale qualche mese fa ma fino a pochi giorni fa non è stata implementata alcuna modifica.

È anche possibile depositare telematicamente con l'iPad, come vi ho mostrato in questo articolo.

Non è ancora possibile invece:

Creazione atti con link ai documenti che si depositano, come vi ho insegnato in questo articolo (mentre scrivevo questo articolo ho fatto ulteriori test nella speranza di ottenere un qualche risolutato ma, per quanto mi è noto, non è possibile creare PDF con link relativi su iPad);
rinominare automaticamente i documenti allegati, come invece è possibile fare su macOS, qui vi spiego nel dettaglio come farlo.

È questo, per me, il collo di bottiglia che blocca l'utilizzo dell'iPad come solo ambiente di scrittura legale.

5.5 Strumento per svolgere ricercare

Con l'accesso alla banche dati giuridiche online l'iPad inoltre è un ottimo strumento per svolgere ricerche giuridiche sul web.

Recentemente ho utilizzato proprio l'iPad per ricercare, analizzare e commentare la giurisprudenza sul PCT che ho proposto ai partecipanti al convegno del 5 maggio organizzato dalla Fondazione Giustizia.

Conto in un prossimo futuro di scrivere un'articolo dettagliato su tali strumenti e su come ho svolto queste operazioni interamente su iPad.

5.6 Interfaccia con i gestionali legali

Sempre con l'avvento dei gestionali cloud con interfaccia web (non legata a Flash), l'iPad può diventare lo strumento per collegarsi al proprio gestionale legale cloud.

Allo stato non ho visto gestionali con funzioni avanzate ed ottimizzate per iOS, almeno dalle dimostrazioni a cui ho potuto assistere direttamente.

Tuttavia se siete curiosi allo stato le due alternative “migliori” sono:

Cliens Più della Giuffrè;
Netlex recentemente acquisito dalla Teamsystem.

Personalmente sono curioso di vedere se e quando gli sviluppatori italiani implementeranno soluzioni come il software canadese Clio. In particolare lo sviluppo interessante di quest'applicativo è che oltre a fornire un sistema di base per la gestione di uno studio legale Clio offre un sistema diweb API per integrare ed interfacciarmi differenti servizi Cloud. È così possibile ad esempio integrare servizi come Dropbox, Trello, Google Form in Clio. Personalizzando di fatto il modo e gli strumenti del gestionale. Il software attualmente è utilizzato per avvocati di lingua anglofona: americani ed inglesi.

L'approccio italiano, ahimè, è decisamente chiuso e richiede spesso e volentieri di abbracciare in modo univoco la scelta dello sviluppatore software.

Per chi fosse interessato sto scrivendo da qualche mese un apposito (lungo) articolo sulle mie idee di come dovrebbe essere un gestionale per avvocati e sui servizi che voglio usare per il mio futuro professionale.

5.7 La gestione delle email

Non uso Mail.app di Apple da quasi un anno e sono passato, con soddisfazione, ad Airmail (sia su macOS che su iOS).

Quest'applicazione professionale permette di gestire in modo avanzato le email interfacciandosi con una serie lunghissima di applicazioni di terze parti. Gli sviluppatori, poi, hanno implementato un sistema diretto di comunicazione con Workflow per automatizzare ulteriormente la loro applicazione (conto a breve — presumibilmente dopo l'estate — di scrivere alcuni articoli sull'utilizzo di Airmail e le automazioni).

Airmail, inoltre, permette di gestire efficacemente le PEC, strumento ormai indispensabile per l'avvocato e mal supportato da Apple (sia nella versione macOS che iOS di Mail soprattutto con Sierra).

6. Le grandi mancanze di iOS e dell'iPad per lavorare professionalmente

Se la lista degli aspetti positivi è lunga, ci sono delle gravi mancanze che rendono impossibile usare solo l'iPad per il lavoro dell'avvocato.

Su tutte la mancanza più grande dell'iPad è il limite di iOS nella gestione dei documenti, ovvero la mancanza di un Finder su iPad. In particolare, a causa del sandboxing delle applicazioni, è complesso condividere documenti tra le applicazioni e selezionare velocemente più documenti (tutte operazioni tipiche ad esempio per la gestione telematica di un deposito o per inviare un'e-mail con più allegati).

Attualmente lo strumento del Document Provider e Document Picker non sono sufficienti per la gestione professionale dei file su iOS.

Qualcosa all'orizzonte si sta muovendo su questo fronte: sono molto interessato a cosa stanno facendo gli sviluppatori di DEVONthink to Go (di cui parlerò oltre); è anche interessante quello che sta facendo un altro sviluppatore, Readdle, con l'app Documents e con l'introduzione di un forma proprietaria di drag and drop dei documenti tra le sue applicazioni. Queste soluzioni però sono degli escamotage; ritegno che sia Apple a dover modificare profondamente il suo sistema operativo mobile per assistere le necessità professionali di manipolazione e selezione dei documenti da parte di chi usa l'iPad.

Federico Viticci, se siete interessati, ha pensato, in uno splendido video, a come potrebbe essere lavorare su iPad con il nuovo iOS 11, ipotizzando le future scelte di Apple.

7. Le prospettive per il futuro

Come si vede da quanto ho scritto, oltre al problema congenito di iOS nella gestione dei documenti digitali (che spero proprio venga risolto quantomeno in parte con le. Novità del 5 di giugno ed iOS 11) il vero limite dell'iPad e del suo uso professionale è l'assenza di applicazioni pensate e studiate per le esigenze dei professionisti.

Tuttavia almeno nell'ultimo anno ho assistito, con piacere, all'emergere di applicazioni sempre più avanzate e, confido, in un futuro positivo.

Non mi è possibile parlate di tutte le applicazioni professionali per iPad ma voglio soffermarmi su di una in particolare perché la ritengo un futuro strumento di soddisfazione per gli avvocati e non solo.

7.1 Soluzione definitiva per il cloud

Conto nei mesi estivi di approfondire sempre più l'utilizzo su iOS di DevonThink to Go.

Quest'applicazione nel giro di 6 mesi è rinata (rispetto all'inutile versione 1) ed è diventata sempre più professionale abbracciando la filosofia degli URL-schemes ed implementando in maniera massiccia le possibilità di automatizzazione (per chi è interessato qui trovate l'articolo di Federico Viticci in inglese che spiega le nuove funzionalità e possibilità di DEVONthink to Go unito a Workflow).

Inoltre essendo diventata un Document Provider e cifrando i dati su Dropbox quest'applicazione permette in modo sicuro l'utilizzo del Cloud per l'avvocato e per qualunque soggetto interessato a garantire la sicurezza dei propri dati.

In conclusione

L'iPad Pro è già uno strumento avanzato che permette di svolgere molte delle attività dell'avvocato su di un tablet.

Non ci resta che vedere le nuove funzionalità portate da iOS 11 che dovrebbe essere presentato nell'evento del 5 giugno di Apple e sperare che sempre più sviluppatori vogliano creare applicazioni professionali per l'iPad.