Automatizzare la creazione di una nuova pratica con Hazel
Nel mese di giugno di quest'anno (2016) vi ho parlato di come organizzare i documenti in digitale, dei trucchi su come automatizzare la creazione di una pratica con Automator e, dopo la pausa estiva, ora esaminerò come ulteriormente avvantaggiarsi degli strumenti di automazione con Hazel.
Vi ho già parlato di questo ottimo programma nel dettaglio e del suo utilizzo come strumento per automatizzare l'archiviazione di documenti, nell'articolo che segue vedremo come utilizzare i TAGs di macOS ed Hazel per ulteriormente automatizzare e velocizzare le procedure automatiche spiegate negli articoli precedenti.
Cosa sono i TAGs?
Con Mac OS Maverick, Apple ha introdotto i TAGs.
I TAGs sono un metodo alternativo, rispetto alla struttura a cartelle, per organizzare i file. Il vantaggio maggiore, rispetto all'archiviazione a cartelle dei documenti, fornito dai TAGs è quello di poter attribuire al medesimo file più TAGs. Questo permette di avere un documento, legato a più argomenti o aree di lavoro, salvato in un unico posto ma reperibile per le differenti aree di interesse.
Non entrerò in questo articolo nello specifico e non è un argomento che affronterò a breve perché non uso molto i TAGs per archiviare i documenti ma vi rinvio a questo articolo di Apple per avere maggiori informazioni su come usarli nello specifico.
I TAGs in questo articolo li utilizzeremo solo come condizione per attivare una regola di Hazel.
Il problema di creare le sottocartelle in più pratiche contemporaneamente
Nell'articolo su come automatizzare la struttura delle sottocartelle di una pratica con Automator abbiamo visto come creare un Servizio per macOS utilizzando un Workflow di Automator. Il servizio funziona in maniera egregia se utilizzato una cartella alla volta ma non opera correttamente se si selezionano più cartelle.
Utilizzando Hazel riusciremo a risolvere ulteriormente questo problema ed automatizzare ancora di più il processo. In questo articolo darò per scontato che abbiate già letto "Hazel: il programma che, come una domestica, tiene organizzati i file del vostro Mac" dove vi ho spiegato il funzionamento di base del programma.
Vediamo quindi come!
Creiamo una nuova regola
Per quest'articolo utilizzeremo come cartella da far monitorare ad Hazel la "Scrivania" ma in un caso concreto, dovrete far monitorare la cartella in cui sono contenute le cartelle delle singole pratiche.
Aprite quindi Hazel dalle preferenze di sistema (punto 1), se non avete ancora indicato ad Hazel cla cartella da monitorare, andate in "folders" e premete il tasto + (puto 2), poi selezionate la cartella dove volete creare la nuova regola (nel nostro esempio Scrivania – punto 3).
Ora nella colonna "Rules" (regole) premete il tasto + (punto 4) e vi troverete pronti a creare la nostra regola (come si vede dell'immagine di cui al punto 5).
Diamo un nome alla regola e le condizioni per agire
La prima cosa è dare un nome significativo alla regola come ho fatto io nell'immagine che segue (punto 1).
Ora dobbiamo inserire le condizioni per cui Hazel procederà ad attivare il servizio. Siccome vogliamo operare su delle cartelle il primo discriminante sarà il tipo (kind in inglese) che, è nello specifico, dovrà essere una cartella (ovvero un Folders – punto 2).
Raffiniamo ulteriormente le condizioni
Onde evitare incidenti di percorso è sempre opportuno indicare nel modo più preciso possibile ad Hazel le condizioni per cui agire. In ragione di ciò aggiungiamo due ulteriori condizioni. Creiamo una nuova condizione premendo il tasto + a fianco della condizione che abbiamo creato prima (punto 1).
La prima è ovvia ma non così scontata. Indichiamo ad Hazel che l'azione deve essere svolta solo per le cartelle che non hanno sottocartelle. In questo modo eviteremo che, per errore, selezionando una pratica con già la struttura desiderata vengano creati duplicati.
Per fare ciò utilizziamo la condizione Profondità delle sottocartelle (Subfolder Depth in inglese) ed impostiamola con la condizione che non vi siano sottocartelle, ovvero il numero 0 (punto 2).
Fatto ciò dobbiamo solo indicare ad Hazel l'ultima condizione che sarà anche il modo in cui "attiveremo" l'azione. Creiamo quindi un'ulteriore condizione come mostrato al punto 1 e poi selezioniamo Etichetta Colorata (Color Label in inglese) ed il tipo di coloro che farà scattare la regola, nel nostro esempio il Viola (punto 3).
Segnalo per completezza che le Etichette Colorate come i TAGs sono un unicum in macOS e, per questa ragione, ve ne ho parlato.
Le azioni che svolgerà Hazel
Impostate le nostre condizioni, ci basta indicare cosa deve fare Hazel.
Nel nostro caso ci interessa che Hazel faccia partire il workflow di Automator che vi ho insegnato a creare nello scorso articolo della serie.
Scegliamo quindi la voce Esegui workflow di Automator ("Run Automator workflow", in inglese) e scegliamo il nostro workflow (punto 1). Nel mio caso ho salvato i vari workflow di Automator in iCloud e quindi sono andato lì a selezionare quello opportuno (punto 2).
Cancelliamo il colore della cartella
Ultima operazione che ci rimane da compiere è togliere l'etichetta colorata dalla cartella.
Hazel si può occupare anche di questo in modo molto semplice. Scegliamo quindi un'ulteriore azione premendo il tasto + (punto 1) e scegliamo come azione Attribuisci un etichetta colorata ("Set color label", in inglese) a questo punto selezioniamo la X che toglierà il colore Viola.
Abbiamo finito, ora possiamo premere su OK (punto 3) per salvare la regola.
La regola di Hazel alla prova
Non ci resta che testare la regola! Creiamo quindi una cartella di test sulla scrivania (punto 1), clicchiamo sul tasto destro per far apparire il menù contestuale e diamo il colore Viola (io ho modificato la voce ma non dovrebbe incidere – punto 2). Ci dovremmo quindi trovare in una situazione come al punto 3 e, a questo punto, Hazel dovrebbe fare le sue magie e, il risultato finale sarà come nell'immagine sottostante al punto 4.
Il vero vantaggio è che, creando più cartelle, selezionandole e attribuendo loro il colore che avrete scelto per attivare l'azione di Hazel, in un pochi secondi vi troverete con tutte le sottocartelle popolate. Risparmiando tempo ed evitandovi errori.
In conclusione
Nella serie di articoli abbiamo quindi visto e ragionato sull'importanza di avere una struttura uniforme di cartelle come automatizzare la creazione di sottocartelle. Le regole ed i "trucchi" che ho spiegato posso tuttavia essere implementati in altre e differenti situazioni, l'unico limite è la vostra immaginazione e le vostre necessità.
Lasciate un commento qui sotto se avete personalizzato un vostro specifico flusso di lavoro per questo tipo di attività.
Nelle prossime settimane
Concludo definitivamente segnalando che, nelle prossime settimane, seguiranno alcuni articoli di ulteriore approfondimento dell'argomento, non più incentrati sull'automazione della creazione delle cartelle per contenere i vostri documenti digitali ma incentrati sul perché e come nominare correttamente i vostri documenti digitali e sui trucchi per velocizzare queste operazioni.
In particolare vi parlerò di come utilizzare TextExpander e Keyboard Maestro per automatizzare questi compiti.
