Salvare i file .EML in iOS 11 con Mail ed Drag & Drop e come automatizzare con Workflow

Come è mio solito fare, scompiglio i programmi di pubblicazione perché ho scoperto un trucchetto interessante che non vedo l'ora di condividere con voi!

Ne approfitto inoltre per fare il punto sulla situazione del salvataggio delle email su iOS. Ne ho già parlato tempo addietro in questo articolo (che, con quello che vi sto per raccontare, è, di fatto, un metodo più complesso anche se ancora funzionate). Inoltre, parlerò seppur sommariamente delle novità più interessanti di iOS 11 e del recentissimo aggiornamento di Workflow al nuovo sistema operativo mobile di Apple.

1. Salvare le email con iOS 11, il Drag & Drop e Mail.app

Lo avevo scoperto nel corso della beta di iOS 11 e ne avevo accennato a chi mi segue su Twitter agli inizi d’agosto:

È possibile salvare più file .EML in iOS 11 beta usando Mail e Files ed il drag & drop! 🎉🎊 @viticci pic.twitter.com/fUXhiWnPAq

— Filippo Strozzi (@StrozziFilippo) 6 agosto 2017

Utilizzando Mail è possibile esportare in un sol colpo svariate email, nel formato .EML, semplicemente utilizzando il Drag & Drop di iOS 11. Basta selezionare le varie email e poi trascinarle in una cartella dell'app File.

File, per chi non lo sapesse, è l'applicazione introdotta con iOS 11 che ha dato ad iPad ed iPhone una sorta di Finder. Dico “una sorta” perché l'applicazione File non è in tutto e per tutto come il Finder di Mac. Di sicuro questa app “espone” la struttura a cartelle in cui sono conservati i documenti. Le app che supportano l'apertura sul posto (o “Apri in …” vi ho parlato delle 4 tipologie di operazioni permesse da iOS in questo articolo) e l'accesso a File ora possono aprire o salvare un documento in una cartella arbitraria di qualsiasi document provider compatibile con File (iCloud, Dropbox ma anche app come DEVONthink to Go 2 o PDFreader ).

Salvare in questo modo le email su iPad è molto comodo e veloce; attualmente è l'unico motivo per cui ho Mail installato sul mio iPad. Ahimè, infatti, il mio adorato AirMail non supporta la stessa funzione (esportando le email solo come file PDF).

1.1 Le potenzialità del sistema

1. Sincronizzazione via cloud: Utilizzando strumenti come iCloud, Dropbox, o altri document provider supportati dall'app File le email salvate su iOS possono essere facilmente sincronizzate tra più device o computer.
2. Grazie alla sincronizzazione via cloud inoltre è anche possibile automatizzare l'archiviazione con un back end su Mac; è un trucco che uso già quando scansiono documenti in mobilità con l'iPhone o l'iPad, dopo aver fatto la scansione salvo quest'ultima all'interno di una specifica cartella in cloud, monitorata, sul mio iMac d'ufficio, da Hazel. La regola di Hazel che uso è semplicissima: quando rileva la presenza di un nuovo documento nella cartella monitorata, lo sposta da questa alla cartella che ha tutte le mie azioni di smistamento e che mi permette di automatizzare l’archiviazione delle email. Per le email questa cartella ha il nome emblematico "email da archiviare". Qui vi ho parlato delle regole di Hazel che uso per archiviare le email (ed i documenti digitali). Conto la prossima settimana di pubblicare una nuova regola che ho creato e che automatizza l’inserimento della data (di ricezione/spedizione) dell’e-mail nel nome del file.

1.2 Cosa manca ancora da iOS?

Personalmente ci sono ancora due punti di frizione in iOS.

1. È scomodo modificare il nome del documento così salvato. Quando infatti trasciniamo l’email dentro una cartella il nome del file è quello dell’oggetto della email. Per modificare questo nome occorre fare un Tap un po’ più lungo sul documento per attivare il menù contestuale che poi permette, premendo sulla voce "Rinomina" ed una volta che è trascorso il tempo dell'animazione di iOS, di poter modificare il nome del documento.

2. è necessario raggiungere ogni volta la cartella in cui si vuole salvare le email all'interno di File.

Una prima parziale soluzione a quest’ultimo problema è utilizzare i Preferiti di File. Ci ho messo un po’ di tempo a capirlo ma trascinando una cartella sulla voce “Preferiti” nel riquadro di sinistra dell’app File è possibile creare una “scorciatoia” verso quella cartella. Infatti basterà premere sotto Preferiti sul nome della cartella stessa e, nel riquadro di destra di File (dove si naviga tra i documenti e le cartelle) verrete trasportati direttamente alla cartella “preferita”

Una seconda e più efficiente soluzione è quella a cui sono giunto io con Workflow e che vi illustrerò al punto che segue.

2. Le novità di Workflow 1.7.7 e la sua ottimizazione per iOS 11

L'8 di novembre è uscito l'ultimo aggiornamento a Workflow, il secondo, da quando Apple ha acquistato questa fantastica applicazione dedicata alla creazione di automazioni in iOS. Quest'ultimo aggiornamento ha portato la compatibilità dell'app con iOS 11 ed in particolare con le funzioni di Drag & Drop. Oggi, 10 novembre, l'ottimo Viticci, nella newsletter settimanale di Club.Macstories.net, ha pubblicato un primo flusso di lavoro di Workflow che sfrutta questa nuova possibilità (nel suo caso illustrava come trasformare trascinando in Workflow una serie di note del programma Note di Apple, in attività da svolgere in Todoist).

Il suo workflow mi ha stimolato a fare qualche test a mia volta. Nella GIF animata che segue vedete cosa ho "creato".

Utilizzando Workflow ho creato un sistema di salvataggio mirato ed automatico in una specifica cartella senza la necessità di aprire l’app File. Nell'esempio il salvataggio avviene nella cartella "Workflow" all'interno di iCloud ma è possibile personalizzare il percorso ed il trucco funziona anche con Dropbox. Preciso inoltre che ho messo in split view le applicazioni Mail e File solo per farvi vedere che il sistema funziona e la velocità. Questo flusso di lavoro è veramente comodo avendo Mail come app a tutto schermo ed estraendo velocemente dal Dock o lato destro Workflow quando ci occorre salvare le email.

Questo metodo ha il vantaggio di ridurre i tempi di salvataggio (la cartella è da noi predefinita). Inoltre impostando Hazel sul nostro Mac per tenere monitorata questa cartella sono possibili ulteriori automazioni (come ad esempio l'archiviazione automatica delle email all'interno di una specifica pratica).

Nell'immagine che segue trovate il semplice flusso di lavoro che ho creato in Workflow e vi ho mostrato nel breve video.

2.1 Alcune brevi considerazioni sulle novità di iOS 11

Non ho avuto ancora tempo di ragionare (e scrivere) sulle tante novità di iOS 11, credo tuttavia che questo sia un chiaro esempio delle potenzialità che nel futuro ci aspettano su iOS.

È finalmente possibile manipolare più documenti con pochi gesti. Ho scelto il termine manipolare non a caso perché con il Drag & Drop e l'interfaccia touch di iOS i documenti sono gestiti attraverso l'utilizzo delle dita nel vero senso del termine e atraverso l'uso delle mani. Inoltre sempre più applicazioni di produttività iniziano ad avvantaggiarsi delle nuove funzionalità di iOS 11, soprattutto per l’uso “professionale” su iPad.

3. Piccola nota collaterale

Per questo articolo ho sperimentato con l'utilizzo delle GIF animate per creare dei piccoli video per illustrarvi le cose di cui vi scrivo in questo articolo. Vedere nella pratica come funzionano i processi credo sia più chiare e soprattutto più immediato da comprendere. Per ora è un piccolo esperimento: mi sono infatti divertito a registrare lo schermo del mio iPad Pro con la nuova funzione di registrazione di iOS 11 ed ho convertito il filmato attraverso un’azione di Workflow (Make GIF). L'unica mia perplessità è che le GIF animate risultano "pesanti", anche per video relativamente brevi. Ogni singola GIF infatti pesa svariati megabyte e, conseguente, rallentano il caricamento della paginaweb e dell'artico. Per cui vi sarei grato se mi deste la vostra opinione (piace o non piace?) nei commenti.

In conclusione

Quest’articolo mostra alcune delle novità interessanti di iOS 11. Se Apple procederà in questa direzione anche nei prossimi anni, lavorare produttivamente su iPad potrà diventare una realtà. Pur avendo toccato solo sommariamente alcune delle novità principali credo che si possa intuire le potenzialità di lavorare con iOS 11 (tutte ancora da esprimere). Infatti credo che solo nel corso del 2018, quando più applicazioni adotteranno ed implementeranno più profondamente le nuove possibilità di iOS 11, si potrà veramente apprezzare quella che, sicuramente, è una delle più grandi svolte del sistema mobile di Apple.