Il problema: la gestione "manuale" dei documenti digitali e le operazioni "ripetitive" del PCT
Sono un convinto sostenitore del PCT e dei Processi Telematici, tuttavia è innegabile che, allo stato, vi siano delle difficoltà operative.
Uno dei motivi di attrito maggiori è la gestione degli allegati.
Per molti è già complessa l'attività di digitalizzazione (anche se spero inizi a diventare un'attività quotidiana e quindi più ordinaria) ma una volta ottenuti tutti i nostri documenti in digitale c'è un ulteriore scoglio: la numerazione ed archiviazione degli stessi.
La numerazione dei documenti è una innegabile utilità sia per noi (ci semplifica poi la creazione dei link agli allegati nell'atto principale) che per il magistrato, oltre che una necessità normativa; tuttavia è un compito di basso profilo intellettuale ma che richiede tempo ed attenzione.
Altrettanto la creazione di cartelle ben strutturate per accogliere i nostri documenti digitali è un'attività necessaria per l'archiviazione e gestione dei documenti ed utile per standardizzare la gestione dell'ufficio. Tuttavia è complessa e dispendiosa in termini di tempo.
Creare un programma per automatizzare le operazioni: la soluzione troppo complessa
I computer possono risolvere il problema e, per fare ciò, basta solo creare un programma che svolga per noi i compiti sopra descritti.
Potremmo ingaggiare un programmatore per risolverci il problema ma l'investimento non varrebbe l'utilità.
Potremmo creare il programma noi stessi.
Saper programmare, tuttavia, richiede un grosso investimento di tempo e, diciamocelo, non abbiamo fatto gli avvocati per diventare esperti in programmazione (almeno molti di noi ... 😜).
Io, seppur da sempre appassionato di informatica e, anche, di programmazione, sono pigro.
Amo le soluzioni semplici e veloci che richiedono il minor consumo di energia.
La soluzione: velocizzare le operazioni ripetitive con Automator
Ho fatto svariate ricerche e, per alcuni compiti, una delle soluzioni più semplici e gratuite (già di serie su tutti i Mac) è Automator.
Sul sito, per i pigri (come me), trovate vari Workflow di Automator che ho creato e, se volete, potete installarli sul vostro Mac ed usarli liberamente:
Oltre ad alcuni problemi legati al PCT Automator può essere un'ottima soluzione per tanti altri piccoli compiti ripetitivi da svolgere sul Mac come unire più PDF o generare immagini dai PDF e viceversa e tanto altro ancora.
Siccome non mi ritengo un genio e le mie esigenze sono diverse da quelle altrui, mi sono sempre chiesto come altri avvocati potrebbero utilizzare questo strumento o modificare i flussi di lavoro che ho "creato" io.
Voglio scrivere una guida su questo piccolo programma da tempo, ci ho girato intorno tante volte, ma il problema è che è più semplice far vedere come si utilizza e costruisce un flusso di lavoro in Automator che descriverlo con parole ed immagini.
il Webinar
Quando ho iniziato a pensare di organizzare dei Webinar, Automator è stato da subito uno degli argomenti che mi sarebbe piaciuto affrontare.
Ho ricevuto riscontro positivi sia da chi frequenta il sito sia dagli amici con cui ho parlato e mi sono confrontato, per cui eccomi qui a presentarvi il Webinar intitolato: Usare Automator per velocizzare il proprio lavoro.
Iscrivetevi al Webinar il 14 luglio 2016 alle ore 14:30!
Potrete assistere alla mia spiegazione in diretta o, se siete pigri come me, vedere la registrazione dell'evento nei 7 giorni successivi.
Il webinar sarà suddiviso in 3 parti:
- la prima in cui spiegherò l'interfaccia dell'applicazione ed i suoi principi di funzionamento di base;
- la seconda in cui vedremo in concreto come si creano i flussi di lavoro;
- la terza parte sarà riservata alle domande dei partecipanti.
