Il mio (attuale) flusso di lavoro per scrivere atti telematici

Nell’articolo di oggi cercherò di descrivere quello che nel corso degli ultimi anni è stato il mio flusso di lavoro per creare atti telematici. Volevo organizzare un webinar ma per una lunga serie di motivi non c’è l’ho fatta. Siccome sto modificando questo flusso di lavoro ho ritenuto opportuno “fotografarlo” in questo articolo a mia (ed anche vostra) memoria.

In estrema sintesi quelli che seguono sono i passaggi che compio per creare da zero un atto telematico:

1. MindNode per le idee di base e per vedere le correlazioni tra fatti, concetti, etc … ;
2. Scrivener per strutturare, scrivere e revisionare l’atto;
3. Esportazione da Scrivener in ODT ed apertura del documento in LibreOffice per creazione link ai documenti allegati;
4. SLpct per il deposito telematico.

Potrebbe sembrare un flusso di lavoro complesso (ed in parte lo è) ma, spezzando in vari passi il lavoro, riesco ad essere più concentrato sul singolo compito da portare a termine.

1. Alcune premesse

1.1 Struttura delle cartelle

Ne ho già parlato altrove, tuttavia mi pare opportuno ricordarlo anche di seguito.

Io ho una struttura a cartelle costante per ogni pratica, qui trovate un articolo dove parlo di come strutturo le mia cartelle per una pratica e di come ho automatizzato la creazione di tale struttura.

Per quanto riguarda gli atti telematici abitualmente salvo all'interno della cartella “01 - Bozze” il documento (o meglio il progetto) di Scrivener in cui poi realizzerò tutti i singoli atti di quella posizione; nella cartella “02 - Atti di parte” invece creo, per ogni deposito telematico, delle sotto-cartelle all'interno delle quali andranno a confluire gli allegati al deposito nonché la bozza finale dell'atto che poi convertirò in PDF alla fine del mio flusso di lavoro.

1.2 Un flusso di lavoro solo per Mac

Quello che vedrete è un flusso di lavoro esclusivamente o quantomeno prevalentemente pensato per macOS. Uno dei motivi per cui sto sperimentando con un nuovo sistema è la possibilità di lavorare indifferentemente su iOS e macOS per la creazione di atti giuridici.

2. MindNode: Strutturare le idee in una mappa mentale

Personalmente uso ormai da anni MindNode per la creazione di mappe mentali.

Amo questo metodo di strutturare le idee perché permette la fluidità del pensiero. Mi è infatti possibile iniziare ad abbozzare idee, strutturare concetti o de-custruirli (spesso uso le mappe mentali per chiarificarmi il disposto di un articolo di legge o la tesi avversaria) per poi avere una base solida e più chiara nella fase di scrittura dell'atto. Questo passo aggiuntivo infatti se da una parte può aggiungere complessità, di fatto rende più semplice la successiva e più complessa fase di scrittura del documento. Avendo già davanti una scaletta o mappa di quelli che sono i punti o gli argomenti fondamentali di cui scrivere, mi semplifica e rende più fluida la parte di scrittura.

Amo MindNode come programma perché è semplice ma contemporaneamente molto potente. Creare i vari rami è un'operazione semplicissima (un TAB o cliccando sul tasto + nell'interfaccia grafica). È possibile manipolare i nodi della mappa mentale e riorganizzarli in vari modi strutturandoli o de-strutturandoli con semplici gesti.

Da ultimo vi segnalo un approccio che ho rubato da David Sparks e Katie Floyd ma che credo sia essenziale e chiamato: Cucinare le idee.

Ne ho parlato in questo articolo ed ho cercato di fornire un esempio di come cucino le idee in questo articolo, ma il concetto può essere sintetizzato come segue.

Ogni volta che devo creare un nuovo articolo o un nuovo atto giuridico mi ritaglio per qualche giorno 15 / 20 minuti di tempo in cui abbozzo le idee esamino le problematiche e lascio che le idee a cucinare nel calderone della mia mente. Questo approccio mi permette di strutturare pian piano il documento che andrò a scrivere; avere il tempo di rifletterci e conseguentemente di non dover scrivere di getto o avere ripensamenti.

3. Scrivener

Quando finalmente sono soddisfatto dello studio della causa passo in Scrivener. Ho scritto svariati articoli che potete trovare qui su questa eccezionale applicazione e cercherò di non ripetermi. Nel presente articolo però voglio darvi un'idea più dettagliata dei vari passaggi che svolgo in Scrivener.

Anzitutto una premessa importante, io creo un singolo documento o “progetto” di Scrivener per singola posizione e, all’interno di questo progetto, delle specifiche “cartelle” del Binder in cui poi creo i singoli atti. Questo mi permette di avere tutta la produzione di atti di una determinata posizione all’interno di un unico documento di Scrivener avendo a portata di mano tutto lo storico di una pratica.

3.1 Strutturare l'atto nell'outline

Il primo passo è quello di strutturare una scaletta dell'atto. Abitualmente creo la struttura utilizzando come riferimento la mappa mentale. Sarebbe possibile importare attraverso il formato OPML (ne ho parlato in questo articoloal punto “il formato OPML” ) la mappa mentale all'interno di Scrivener per utilizzarla come bozza della struttura. Tuttavia per esperienza preferisco partire da zero e riorganizzare in modo lineare le idee della mappa mentale.

La prima fase, quindi, è quella di creare i vari “documenti” all'interno di una cartella del Binder (Raccoglitore) di Scrivener. In ogni documento creo un titolo significativo (che più avanti diventerà anche il nome del capitolo o punto dell'atto) ed una breve sinossi di quello che voglio scrivere all'interno del documento. La sinossi è veramente minimale e spesso illetterata; mi serve solo per avere un’idea di cosa dovrò scrivere in quello specifico punto.

Anche qui, potrebbe sembrare una complicazione, ma di fatto semplifica l'attività in quanto nella fase successiva di vera scrittura dell'atto avrò già un'idea di cosa dover scrivere e mi potrò solo concentrare su come scrivere quel concetto nel modo migliore. Inoltre, in questa fase, mi posso anche rendere conto che il singolo punto è troppo complesso e può essere ulteriormente suddiviso in un ulteriore punto dell'atto. Quindi mi permette di organizzare meglio i contenuti ed “atomizzarli”.

Quest'attività di atomizzazione dei contenuti dell'atto inoltre rende tendenzialmente più leggibile l’atto ed evita un problema tipico (almeno per me) nella creazione dei contenuti: la ripetizione dei concetti.

Da ultimo segnalo l'interessante funzione che permette di tenere visivamente traccia dello stato di realizzazione di un atto qui ne ho parlato più approfonditamente.

3.2 Riferimenti (normativa e giurisprudenziali) nelle ricerche

Questa fase è di fatto spesso parallela a quella precedente. Mentre strutturo l'atto, infatti, mi rendo conto della necessità di riferimenti normativi o giurispudenziali e dopo averli cercati li salvo all'interno delle Ricerche di Scrivener per avere un accesso veloce.

Ciò è molto utile anche per gli eventuali futuri atti che creerò all'interno del progetto. In questo modo il mio “futuro me” avrà a disposizione tutte le ricerche che nel corso del tempo ho fatto per la specifica posizione.

3.3 Scrivere l'atto

Questa è la parte più complessa ma non a livello informatico. Ognuno ha il suo metodo e non ho pretese di insegnare nulla a nessuno. Voglio però segnalare un vantaggio di utilizzare l’approccio che vi ho descritto sopra con Scrivener. Quando finalmente si è giunti alla scrittura dell’atto vero e proprio, se avete seguito il metodo che vi ho descritto sopra, vi sarà possibile scrivere in modo non lineare l’atto; ovvero, ad esempio, dedicarvi alla scrittura del punto 3 dell’atto per poi passare al punto 2. Quest’approccio permette ad esempio di affrontare prima i punti dell’atto di cui siamo più sicuri, oppure alla conclusione della prima stesura scrivere le conclusioni dell’atto (che io amo mettere all’inizio) avendo già strutturato tutti i contenuti e dovendoli solo sinteticamente riassumere e così via … Quest’approccio, quindi, permette una notevole flessibilità della scrittura e si avvantaggia degli strumenti propri del digitale.

3.4 Revisione dell'atto

Ultimata la prima stesura dell’atto arriva la parte più intensa: la revisione. Questa parte, che spesso è sottovalutata è per me la parte che permette di raffinare il lavoro iniziale e passare da un risultato casomai mediocre ad un buon risultato. Il difetto è che questa è anche la parte più noiosa (almeno per me) e dove la concentrazione scende. Dopo lo sprint della creazione dell’atto, infatti, la revisione è il momento del lavoro certosino, del togliere invece che dell’aggiungere, dello scegliere il termine più corretto per esprimere un concetto e semplificare l’esposizione e così via …

Anche in questa fase l’utilizzo di Scrivener può aiutare molto. È infatti possibile utilizzare le funzioni di SnapShot per fotografare un singolo punto dell’atto, modificarlo e poterlo confrontare con la precedente versione.
Nel corso del tempo ho imparato a non abusare di questa funzione ma è utile soprattutto se si vuole sperimentare. Segnalo inoltre che, l’approccio atomistico ai punti dell’atto permette a chi lo scrive e vuole approcciare in modo totalmente differente la stesura di un punto specifico, di creare un “punto bis” in cui creare la versione parallela e poi decidere all’ultimo se inserire la prima o la seconda versione.

A conclusione della fase di revisione utilizzo la lettura attraverso il Mac come ho spiegato in questo articolo per la lettura finale dell’atto ed il controllo degli errori di battitura. Sentire il proprio atto letto da qualcun’altro ad alta voce è un ottimo strumento per vedere in concreto se il flusso delle parole funziona correttamente e per sentire gli errori di battitura.

Da ultimo utilizzo Scrivener per velocizzare la creazione dell’elenco documenti allegati all’atto. Se durante la stesura dell’atto mi trovo con l’editor sulla sinistra e l’outline dell’atto sulla destra, in questa fase modifico il mio spazio di lavoro. Mantengo l’atto nell’editor sulla sinistra ma sulla destra apro il punto specifico dell’atto che dedico all’elenco dei documenti. Così facendo ripercorro velocemente il mio atto per l’ultima volta dall’inizio alla fine ricercando all’interno dello stesso le parentesi con “doc. 1”, “doc. 2” etc … . Mentre faccio ciò sulla destra completo l’elenco dei documenti in modo più veloce e senza dover scorre su e giù per il documento.

3.5 Esportare l'atto per la finalizzazione

Fatto ciò arriva la parte finale; esportare il tutto in formato ODT. Scrivener infatti non gestisce correttamente la creazione dei link relativi ai documenti allegati.

Procedo quindi con il comando “Compila …” di Scrivener. Onde evitare di dilungarmi troppo in questo articolo non entrerò nel dettaglio di questa fase fondamentale di Scrivener, ne ho parlato tuttavia in due articoli: questo sulle intestazioni ed i piè di pagina e questo che parla di alcuni trucchi per velocizzare la creazione di documenti in Scrivener e come compilare solo una cartella del Binder.

Il file finale di Scrivener viene quindi salvato all’interno della cartella specifica del deposito dove ho anche copiato pian piano tutti i documenti che volevo allegare al deposito e che ho usato come riferimento per la scrittura del documento.

Prima di passare alla prossima fase devo fare un’ultima precisazione su Scrivener.

3.6 I limiti di Scrivener per iOS

Come ho detto all’inizio di questo articolo ho deciso di modificare il mio flusso di lavoro ed in particolare ho deciso di non utilizzare più Scrivener ma utilizzare un semplice file di testo (formattato in Markdown). Il motivo principale di questa scelta non è l’incapacità di Scrivener di essere un ottimo strumento di scrittura (anzi) il problema è che allo stato Scrivener per iOS ha delle limitazioni insormontabili e che non mi permettono di utilizzarlo per il mio lavoro su iOS.

Il limite di cui parlo non è però legata alle funzionalità del programma ma al sistema di sincronizzazione dei dati. Nello specifico il salvataggio dei documenti avviene in chiaro (ovvero in modo non cifrato) all'interno di una cartella di Dropbox. Questo ovviamente non mi permette di sincronizzare in modo sicuro i dati (dei miei clienti e delle controparti) contenuti nell’atto. Scrivener per iOS inoltre non supporta l'apertura sul posto di iOS (e quindi non mi permette nemmeno di salvare i file .scriv all’interno di DEVONthink to Go in modo cifrato).
Da ultimo, sempre su iOS, non genera il file finale in ODT che, ad ogni modo, dovrei aprire su di un Mac e non su iOS.

Queste limitazioni mi hanno spinto a sperimentare e risolvere altrimenti i miei problemi (ve ne ho parlato in questo e questo articolo ma sono ancora nella fase di consolidamento e ottimizzazione del mio flusso di lavoro in Markdown, Pandoc e LaTeX).

4. LibreOffice: creazione dei link ai documenti allegati

Una volta ultimati i passaggi in Scrivener è il momento finale di inserire i collegamenti relativi in Libre Office.

In questo articolo ho spiegato come creare i link ai documenti allegati. Attualmente uso LibreOffice solo per inserire i link all'interno dell'atto per poi creare il PDF finale.

Segnalo che spesso dal passaggio a Scrivener a LibreOffice è necessario re-impostare la lingua del documento ed attivare la sillabazione del testo ed aggiustare gli elenchi puntati ma tendenzialmente l’operazione è veloce.

Avendo già descritto i passaggi per creare i link ai documenti vi descrivo solo i passaggi che seguo per essere il più efficiente possibile.

1. Apro la cartella del deposito con i documenti che ho già salvato nel corso della creazione dell’atto;
2. Apro il file ODT e vado in fondo all’elenco dei documenti;
3. Con il tasto destro vado su uno dei file che voglio numerare e seleziono quindi il servizio di Automator per la numerazione dei documenti che ho creato tempo addietro e che trovate qui;
4. Trascino nella finestra i documenti che voglio numerare e li organizzo secondo l’elenco dei documenti che ho già predisposto nell’atto;
5. Lascio eseguire l’automazione per numerare i documenti;
6. Fatto ciò procedo a scorrere l’atto a creare i singoli link ed a premere il pulsante applica, selezionare un altro documento a cui fare il link e continuare così fino a quando non ho esaurito tutti i “doc” dell’atto;
7. Salvo quindi il PDF nella cartella del deposito come mostrato nell’articolo sulla creazione dei collegamenti ai documenti.

5. SLpct

Per il deposito telematico uso il software SLpct. Sui pregi e difetti di SLpct ne ho già parlato qui e quindi non mi dilungo in questo articolo.

Il deposito con SLpct a questo punto è piuttosto lineare perché tutto il materiale è pronto ed occorrerà solo inserire i dati necessari per generare il datiatto.xml.

Abitualmente per fare ciò tengo l’atto aperto accanto ad SLpct onde poter copiare ed incollare velocemente i dati necessari per la creazione del deposito nei rispettivi campi dell'interfaccia.

Per i documenti che non vanno autenticati segnalo che è possibile importarli in SLpct in un colpo solo selezionando il primo documento, premendo ⇧ (shift) e cliccando sull’ultimo documento che si vuole importare. Verrà selezionata l’intera serie di documenti e, quindi, passerà importarli.

Su Mac SLpct permette di creare non solo la busta ma interfacciandosi con Mail.app di spedire la busta stessa a mezzo PEC. Personalmente non uso Mail ma Airmail.

Gestisco quindi l’invio telematico della busta autonomamente salvano il file “atto.enc” all’interno della cartella del deposito e poi creando una nuova email (PEC) in cui copio incollo l’indirizzo PEC del tribunale in cui devo fare il deposito (compare nell’ultima schermata di SLpct ed è possibile selezionarlo e copiarlo con la scorciatoia a tastiera ⌘C) vado nell’oggetto dell’e-mail ed uso la scorciatoia di TextExpander “xdep” che espande il testo “DEPOSITO” e poi completo con i dati che voglio.

In conclusione

Ho scritto questo articolo più per me che per il possibile lettore di Avvocati e Mac. Credo tuttavia che possa essere utile a molti lettori; in particolare il metodo di scrittura che uso in Scrivener. Mi sono infatti accorto che, se parte del mio modo attuale di scrivere è nato utilizzando Scrivener e le sue specifiche funzionalità, questo flusso di lavoro non è legato a Scrivener stesso e, di fatto, può essere trasportato, con le opportune modifiche, anche in altri flussi di lavoro. Io personalmente sto adattando questo flusso di lavoro alla scrittura in Markdown senza particolari sforzi. Il metodo di lavoro di Scrivener però ottimizza l’utilizzo delle potenzialità degli strumenti digitali e, quindi, credo possa essere un interessante spunto per altri.

Più avanti nel corso dell’anno spero di potervi proporre in modo completo il mio nuovo metodo di lavoro che ha l’enorme pregio di essere utilizzabile indifferentemente su macOS e su iOS.