Le novità di OmniFocus 3, il gestionale di studio, task manager e perché io ho deciso di usare Todoist

È con piacere che ho letto le novità per il 2018 pensate da quelli della Omnigroup per il loro task manager di punta OmniFocus.

Breve premessa: la mia situazione attuale

Ho di fatto progressivamente abbandonato il gestionale d’ufficio che uso dal 2010; ho in gestazione da svariati mesi un articolo sui miei pensieri legati ad un gestionale di studio ma oggi non ve ne parlerò se non indirettamente. Due anni fa ho iniziato a sperimentare con OmniFocus 2 (su macOS, con la versione Pro, così come iOS, nella versione standard). Ho anche acquistato la video guida di David Spark. OmniFocus è un’ottima applicazione – è di fatto la regina di questo tipo di software – ma, per tutta una serie di motivi, circa un anno fa sono passato a Todoist.

1. Differenza tra gestionale e task manager

Un gestionale sta ad un task manager come la specie sta al genere.

Un gestionale è un ambiente unico di lavoro che gestisce (o dovrebbe gestire) l'intera attività di uno ufficio (in particolare nel mio caso uno studio legale). Oltre alla gestione degli appuntamenti e delle attività un gestionale gestisce anche gli aspetti di contabilità, archiviazione dei documenti e tanto altro.

Un task manager (come sono OmniFocus e Todoist) è un'applicazione focalizzata alla gestione ed organizzazione delle attività da fare. Rispetto al gestionale svolge un compito specifico e, conseguentemente, non copre tutti gli aspetti di un gestionale.

Il task manager è, quindi, una parte di un gestionale.

1.1 Perché fare un passo indietro ?

Potrebbe quindi nascere spontanea la domanda del perché dopo anni di utilizzo di un sistema completo e complesso ho deciso di fare un passo indietro.

Di fatto ho avuto due motivazioni essenziali, una legata al gestionale che uso, l'altra più generale:

1. Quella più specifica al gestionale è che, nel corso degli ultimi 4 anni, non ho potuto far a meno di notare che lo sviluppo del gestionale (che uso ormai da quasi un decennio) è progressivamente ristagnato; più in generale poi, ma è un corollario di come è pensato un gestionale quantomeno in Italia, un gestionale richiede una politica di utilizzo esclusivo e, conseguentemente, confina ad un'esperienza chiusa e poco dinamica se si vogliono utilizzare altre applicazioni / strumenti.
2. Quella più generale è che, quantomeno in Italia ed in particolare nel mondo legale, non sono penetrati i dettami delle più recenti ed affermate metodologie di gestione delle attività, in particolare il metodo GTD (Get Things Done tradotto – orribilmente – in italiano come Detto fatto!); non entrerò in dettaglio ma OmniFocus, come in parte Todoist, applicano i principi teorici di questo sistema (e sue varianti) e, anche se in parte sono una “americanata”, ho provato sulla mia pelle l'utilità per la gestione quotidiana del lavoro di avvocato.

1.2 Un mezzo passo indietro ed uno in avanti …

Se un task manager non è certamente un gestionale, con alcuni trucchi è possibile avere i vantaggi tipici dell'utilizzo di software come OmniFocus o Todoist implementando una gestione più complessa ed organica simile, anche se non uguale, a quella di un gestionale.

Non entrerò nel dettaglio, non è lo scopo di questo articolo, ma l'approccio di cui vi parlerò a breve è sensato per situazioni composte da un solo utente o in piccole realtà (2/3 persone).

Gestire un ufficio di medie o grandi dimensioni con svariate unità lavorative richiede ancora un’infrastruttura che, a mio parere, solo un vero gestionale può dare.

Ma come è possibile crearsi un mini-gestionale?

Nel corso degli ultimi anni sia su macOS che su iOS si è sviluppato ed è fiorito un sistema per rendere le differenti applicazioni inter-operative.

Questo sistema di dialogo si è in particolare sviluppato (o quantomeno ha avuto una maggior visibilità) a causa dei problemi di dialogo delle app di iOS (legati al sandboxing e di cui ho accennato al punto 1 di questo articolo).

Creando collegamenti a documenti contenuti in altre applicazioni (ad esempio DEVONthink) o ad email (ad esempio in Airmail o Mail.app) è possibile far interagire il nostro task manager con altre applicazioni ottenendo quell'interrelazione e ricchezza di informazioni tipica di un gestionale.

L'enorme vantaggio di questo sistema è che, rispetto ad un gestionale, il sistema è aperto. L'utilizzatore infatti può scegliere gli specifici strumenti che vuole usare per gestire la propria attività (a patto che supportino questo sistema di collegamento).

Rispetto ad un gestionale inoltre è una soluzione flessibile che non è strettamente legata all'implementazione di funzionalità di uno singolo sviluppatore ed avvantaggia la competitività (posso cambiare software, come ho fatto io).

Di fatto, la mia scelta di passare a Todoist è stata dettata da alcune funzionalità che OmniFocus ad oggi non ha (ma come vi spiegherò alla fine di questo articolo le cose stanno per cambiare).

2. Gli URL-schemes

Il sistema di collegamento tra le applicazioni prende il nome di URL-schemes.

2.1 Cosa sono ?

Non entrerò nel dettaglio (non è lo scopo di questo articolo) ma l'URL-schemes è di fatto uno schema di URL (acronimo di Uniform Resource Locator) ovvero una sequenza di caratteri che identifica in modo univoco l'indirizzo di una risorsa in Internet (una pagina web per intenderci).

Nel nostro caso URL-schemes, invece di puntare ad una risorsa su internet, punta ad una risorsa sul nostro Mac o sul nostro dispositivo iOS.

Questo sistema ha l'enorme vantaggio, rispetto a quanto fa un gestionale, di funzionare in modo trasparente sia su macOS che su iOS (se le app sono presenti sulle due piattaforme e supportano il sistema su tutti e due le piattaforme).

2.1 Come usare gli URL-schemes per aggregare i dati

Immaginiamo di ricevere un'email da un nostro cliente che ci chiede un parere. Quando riceviamo l'email siamo impegnati in altre attività e vogliamo ricordarci di rispondere all'email la mattina del giorno dopo.

Con applicazioni come OmniFocus o Todoist è possibile creare un'attività per il giorno dopo (casomai legata alla posizione di quel cliente) in cui l'oggetto è rispondere all'email e creare un link come riferimento a quell'email specifica. Inoltre, immaginiamo di essere fuori ufficio, è possibile con questo sistema creare l'attività direttamente dal nostro iPhone per poi svolgere l'attività il giorno dopo sul nostro Mac in modo trasparente avendo tutti i riferimenti che ci servono (nel nostro caso l'email con la richiesta del cliente).

3. Le novità interessanti di OmniFocus 3

Se mi avete seguito fino a qui nel mio sproloquio su TaskManager e URLschemes posso finalmente spiegarvi come mai le novità di OmniFocus 3 mi hanno interessato e perché ve ne voglio parlare.

3.1 Perché sono passato a Todoist ?

Ho conosciuto Todoist grazie a Federico Viticci e MacStories.net. Todoist, come OmniFocus, è dotato di automazioni e della capacità di gestire attività complesse oltre che il riconoscimento del linguaggio naturale (se digito Rispondi ad email domani alle 10:30 l'attività verrà salvata con la scadenza al giorno successivo a quello in cui ho “catturato” la stessa).

Sono 3 le caratteristiche che mi hanno fatto prima provare e poi passare Todoist.

1. Todoist è multipiattaforma: Todoist è un servizio web, ovvero l'applicazione ed i dati risiedono su un server e non è una vera applicazione residente sul nostro dispositivo iOS o sul nostro Mac; questo fa si che possiamo utilizzare Todoist all'interno di un qualsiasi browser; non solo iOS e macOS ma anche sotto Windows, Linux o Android (non è mia intenzione abbandonare Apple ma avere l'opzione è fascinoso e soprattutto mi permette di tenermi aperto alla collaborazione con terzi).
2. Possibilità di collaborare con altri soggetti: anche qui non è una necessità immediata e dell'immediato futuro ma avere la possibilità di gestire gli impegni con uno o più collaboratori è un'opzione che voglio avere;
3. Etichette (tags): Todoist è stato concepito avendo presente i principi del GTD ma non è incentrato su questa metodologia specificamente; ciò rende più malleabile Todoist rispetto ad Omnifocus, in particolare rispetto ai contesti o alle Etichette come sono pensati all'interno del metodo GTD. Attraverso un etichetta è possibile raggruppare differenti attività in progetti differenti sotto un'unico contesto. Così facendo, ad esempio, posso (in un solo colpo e velocemente) vedere tutti gli atti che devo fare utilizzando l'etichetta "atti da fare". Ad un'attività inoltre posso associare più etichette; per cui, sempre seguendo l'esempio di prima, posso vedere non solo “gli atti da fare” ma anche quelli “urgenti”.

3.2 Le novità interessanti di OmniFocus 3

Segnalo per dovere che ovviamente sto parlando di una versione in sviluppo e non realmente di un prodotto finito ma la OmniGroup è una società seria di software professionale; è quindi legittimo aspettarsi che quanto promesso sarà anche realizzato.

1. Tags: OmniFocus è stato sviluppato con il metodo GTD in mente; per i puristi di questo sistema OmniFocus è perfetta; per chi usa questo metodo in modo più flessibile e personalizzato (come il sottoscritto) il concetto dei contesti (context in inglese) implementato da OmniFocus è un po' limitato; in pratica fino ad ora è possibile associare solo uno specifico ed univoco contesto ad un'attività; con la versione 3 questa limitazione sarà sorpassata.
2. Possibilità di collaborare: è molto interessante l'approccio pensato da OmniGroup per collaborare su determinate attività: infatti sarà possibile creare un link con cui condivider quest'attività ma l'attività potrà essere inserita arbitrariamente dai soggetti terzi nella loro struttura delle attività; quest'approccio permette una notevole flessibilità nella collaborazione essendo indipendente dall'approccio che ognuno ha nell'organizzazione delle proprie attività.
3. OmniFocus web: quest'ultima funzione è prevista nel corso del 2018 come servizio in abbonamento e permetterà di avere a disposizione OmniFocus via web quindi anche su ambienti Windows o Android; nei programmi della OmniGroup la versione web non avrà tutte le capacità delle applicazioni per macOS e iOS ma permetterà di lavorare con il nostro database di OmniFocus.

In conclusione

È da molto che volevo scrivere un articolo su queste due applicazioni e le news dell'OmniGroup me ne ha dato la scusa.

Se l'argomento vi ha incuriosito o se anche voi state utilizzando uno di questi software lasciate un commento qui sotto.

Nel prossimo futuro conto di scrivere di più su queste applicazioni. Su Todoist, in particolare, sto abbozzando una serie di possibili articoli pian piano che prendo più confidenza con questa ottima applicazione.

Conto inoltre di affrontare l'argomento gestionale per lo studio legale e dei motivi per cui, allo stato non ho trovato nulla che mi soddisfi nel panorama italiano e come penso di crearmi una sorta di “mio” gestionale personale. Per ora tuttavia è tutto un work in progress.

Se avete suggerimenti o gestionali che vi piacciono scrivetemi una email spiegandone le ragioni, mi piacerebbe fare un punto sullo stato dell'arte in una delle prossime newsletter che invierò. Come non sei iscritto alla mia newsletter ? Puoi rimediare subito iscrivendoti qui!