Usare Workflow per salvare, come PDF, estratti di una pagina web
Come ho già accennato qualche tempo fa sto sperimentando con DEVONthink to Go (nuovi articoli in futuro). Recentemente, proprio per utilizzare di più le funzioni di questo programma per iOS, ho creato un flusso di lavoro in Workflow che voglio condividere con voi e che mi permetterà di spiegarvi alcune peculiarità di questo programma che sto imparando a conoscere meglio e che amo sempre di più.
1. Il problema
Ogni settimana ricevo una newsletter di Club MacStories. È una newsletter a pagamento (ho fatto l'abbonamento annuale) a cui mi sono iscritto per imparare i trucchi usati da Federico Viticci sull'utilizzo di iOS e, in particolare, sull'utilizzo di Workflow, Zapier ed altre strumenti di automazione per il sistema operativo mobile di Apple. Se conoscete la lingua inglese vi consiglio di fare un pensierino sull'abbonamento a questa ottima fonte di informazione. La newsletter, oltre agli articoli che mi interessano di più, continente però tanti altri contenuti. Tutte le settimane leggo gli articoli, sperimento qualche automazione ma non sempre ho tempo di approfondire oppure, in alcuni casi, l'automazione è di mio immediato interesse. A volte mi viene in mente che tempo addietro avevo letto qualcosa di utile e mi potrebbe servire per un'idea che in testa; tuttavia, per reperire quello specifico articolo, devo spulciare le singole email (che però ricevo solo da ottobre 2016) o rileggermi l'archivio web della newsletter. E dai uno e dai due ho deciso che era venuto il momento di automatizzare (per quanto possible) il tutto e, nel mentre, usare DEVONthink to Go sia come strumento di acquisizione che di consultazione e ricerca futura degli articoli.
Nel mio caso siccome le spiegazioni sono corredate da immagini e voglio avere nel futuro la possibilità di sottolineare o annotare i passaggi dei vari articoli catturati, ho deciso di esportare la selezione di mio interesse come PDF.
Fare tutto ciò con gli strumenti ordinari di iOS è praticamente impossibile. è infatti possibile stampare come PDF una pagina web direttamente in iOS usando il trucco spiegato qui dall'amico Roberto Marin, ma non una sola selezione.
Con Workflow, tuttavia, l'operazione richiede solo qualche passaggio (una volta creato il flusso di lavoro giusto).
Ultima nota prima di spiegarvi come ho fatto: un'attività ripetitiva come quella che ho descritto sopra è una degli ottimi candidati per la creazione di un'automazione. Infatti pur avendo investito del tempo a pensare, creare e testare, l'automazione che vi descriverò a breve, quest'ultima mi salverà notevole tempo nel futuro e mi rende semplice un'attività altrimenti complessa che, probabilmente, non avrei intrapreso altrimenti.
2. La soluzione con Workflow
In questo articolo, oltre che spiegare il flusso di lavoro che ho creato, esaminerò più in dettaglio alcune funzioni utili di Workflow. Infatti il flusso di lavoro che ho creato, pur essendo legato alla mia specifica necessità, può essere utilizzato con modifiche per molte altri scopi.
2.1 Il flusso di lavoro spiegato passo passo
Una delle cose che amo di più di Workflow è il fatto che quest'applicazione permette di creare piccoli programmi in maniera visuale. Nell'immagine che segue potete vedere il flusso di lavoro e, subito dopo, l'analisi punto per punto di cosa fanno le singole azioni.
- Workflow estrae il contenuto selezionato nella pagina di Safari (nel mio caso l'articolo di mio interesse); la selezione viene salvata come testo formatto (rich text) con anche le immagini;
- Il testo viene salvato nella variabile denominata “testo” per poi permettetemi di riutilizzare il dato;
- Il testo viene convertito in un PDF con un'apposita azione di Workflow;
- Il PDF così ottenuto viene salvato in una nuova variabile dal nome “PDF” (quale originalità);
- Workflow richiama la variabile “testo” con la funzione “get variable”;
- Estrae il nome dell'articolo dalla variabile (nel nostro esempio il nome della newsletter ed il numero);
- E lo salva in una nuova variabile denominata “titolo”;
- Workflow quindi richiama il PDF generato al punto 3 sempre con la funzione “get variable”;
- e con la funzione “Set Name” (traducibile in italiano come “attribuisci nome”) rinominiamo il PDF col nome dell'articolo usando la variabile “titolo”;
- Richiamiamo quindi la funzione di condivisione di iOS e possiamo passare il PDF così creato e rinominato al clipper di DEVONthink (o ad altra applicazione di iOS che gestisca i PDF).
Come potete vedere dall'esempio l'utilizzo delle variabili ci ha permesso di svolgere differenti compiti, in differenti momenti del flusso di lavoro e gestire diverse tipologie di dati.
Se volete scaricare il flusso di lavoro di Workflow lo potete fare da qui.
2.2 Estrarre i dettagli di una pagina web di Safari (punto 1 del flusso di lavoro)
Con l'azione “Get Details of Safari Web Page” (vedere immagine sottostante) è possibile estrarre da una pagina caricata in Safari:
- il contenuto dell'intera pagina o il contenuto di una selezione della pagina;
- l'url, ovvero l'indirizzo web, di una pagina;
- il nome della pagina;
- richiedere all'utente quale delle citate azioni svolgere (con l'opzione “Ask When Run”).
Questa funzione è molto utile per estrarre dati da pagine web ad accesso riservato, come la newsletter di Club MacStories (oltre al l'e-mail è possibile accedere al l'archivio di tutte le newsletter degli ultimi anni attraverso il log-in su una pagina web). Questa azione inoltre può permettere di salvare il risultato di una interrogazione di una banca dati giuridica online (vi racconterò in uno dei prossimi articoli anche di questa mia automazione).
2.3 Usare le variabili per salvare i dati e riutilizzarli (utilizzata massicciamente nel flusso di lavoro)
Imparare l'uso delle variabili è uno degli aspetti principali per lavorare con Workflow.
Una variabile, in poche parole, è un contenitore in cui possiamo inserire un dato che ci interessa per poi riutilizzarlo a nostro piacimento.
Non entrerò nel dettaglio ma Workflow permette di acquisire (e manipolare) svariate tipologie di dati siano essi testo, immagini, video e tanto altro. Nel nostro esempio acquisiamo i dati di una pagina web (testo formattato) e li trasformeremo in un PDF (file / documento).
Esistono 3 azioni dedicate alla gestione delle variabili in Workflow: Set Variable, Get Variable e Add to Variable. In quest'articolo non usiamo Add to Variable traducibile in italiano come “aggiungi alla variabile” e che, come il nome dell'azione spiega, permette di aggiungere un ulteriore dato ad una variabile.
Set Variable, traducibile in italiano come “attribuisci un valore alla variabile”, è un'azione che acquisisce il dato passato dall'azione precedente e lo salva in una variabile a cui noi possiamo attribuire un nome specifico. Abitualmente il nome di una variabile rispecchia il contenuto della stessa. Ho usato quest'azione per salvare prima il testo della pagina web che ho selezionato, poi per salvare il PDF e, infine, per salvare il titolo della pagina web.
Get Variable, traducibile in italiano come “recupera il valore di una variabile”, è l'azione che permette di recuperare il valore salvato all'interno di una variabile che abbiamo precedentemente creato. Per fare ciò dobbiamo inserire all'interno dell'azione il nome della variabile che vogliamo richiamare. Ho usato quest'azione per rinominare il PDF creato attribuendogli il nome del titolo della pagina web (anch'esso recuperandola da una variabile precedentemente salvata).
In conclusione
Lavorare con un iPad permette di consumare contenuti in maniera ottimale ma richiede, in alcuni casi, la possibilità di catturare quei contenuti. Workflow, come abbiamo visto, permette di automatizzare e semplificare questa attività di cattura e, utilizzando le funzioni di ricerca di DEVONthink to Go, è possibile recuperare in modo veloce le informazioni così acquisite.
Per i frequentatori del sito: causa impegni lavorativi e famigliari ho dovuto (nuovamente) rinviare l'artico su Acrobat Pro legato alla serie di articoli sull'OCR. Questo weekend dovrei finalmente ri-traslocare a casa e dalla settimana prossima spero di ritornare ad una cadenza più o meno regolare di pubblicazioni … oltre che di vita! 😅